Чати, мітинги, рішення й ризики з усіх ваших проєктів зібрані разом, і нічого не змішується. Зранку відкриваєте сторінку і бачите, на що відповідати вам, що прострочено і які звіти прийшли. Коли підключені скіли, статуси тредів рухаються за реальними відповідями, і вручну їх ставити не треба.
Чому бази, а не папки
Notion тут працює як структурована памʼять із баз, повʼязаних між собою. Ключове рішення: бази спільні для всіх проєктів. Спільні Threads, Meetings і Reports обслуговують усі проєкти, і кожен запис привʼязаний до свого Project і Workspace (у Notion такий звʼязок називається relation).
Це дає той самий скіл для всіх проєктів (змінюється лише фільтр) і крос-проєктні огляди без дублювання. Для цього потрібне одне правило: кожен запис знає свій проєкт. Скіли питають, якщо проєкт не названо, а внутрішні канали ніколи не потрапляють у звіти клієнту.
11 баз
| База | Що в ній живе |
|---|---|
| Inbox | Усе, що ловите за секунду. Розкладається потім |
| Tasks Tracker | Усі задачі з усіх проєктів і з особистого життя в одному списку, щоб бачити реальне навантаження |
| Meetings | Мітинги з транскриптами, підсумками й action items |
| Threads | Кожна розмова з чатів, пошти й дзвінків, з повним текстом і статусом, який каже, чия черга |
| Topics | Довгі теми, що тягнуться через багато мітингів і тредів |
| Knowledge Base | Що знає команда: як усе працює і де що лежить |
| Risks | Живий RAID-реєстр (ризики, припущення, проблеми, залежності), який завжди актуальний |
| Decisions | Журнал рішень: 1 речення, дата, джерело |
| Reports | Кожен результат кожного скіла, з типом, датою і видимістю |
| Projects | Якір, до якого привʼязаний кожен запис |
| Workspaces | Компанія, клієнт або особисте |
Сторінка, яку ви відкриваєте щоранку
Сторінка, яку відкриваєте зранку і перед кожним мітингом:
- Focus desk на самому верху. My day показує Do next, Reply & follow up, Risks needing attention і Recent reports. Друга вкладка показує, що Overdue. Це вʼю оригінальних записів, а не другий список.
- Quick capture: посилання на Inbox, Meetings і Decisions.
- Сітка всіх 11 баз для глибокого занурення.
- Today / This Week: дошка задач з вкладками на сьогодні, цей тиждень, наступний і минулий.
- Awaiting Reply: треди за каналами і графік тредів за статусом.
- Reports and project health: свіжі звіти, здоровʼя задач, прострочені задачі, відкриті ризики.
- How to use унизу, для новачків.
Вночіскіли заповнюють ваші записи
- Чати
- Пошта
- Мітинги
- Трекер
Зранкуодне місце
Що сьогодні потребує мене?
- Що робити далі?відповідь з задачі
- Хто чекає на мою відповідь?відповідь з треди
- Кому треба нагадати?відповідь з треди
- Які ризики потребують мене?відповідь з ризики
- Що прийшло за ніч?відповідь з звіти
- Що вже прострочено?відповідь з задачі
Вʼю оригінальних записів, а не другий список.
Чия черга: статуси тредів
Найкорисніше в хабі це єдина властивість на кожному треді. Колектори виставляють її на кожному проході за реальними відповідями, тож руками ви її не чіпаєте.
- Awaiting ReplyВаш хід
- Need Follow-upЇхній хід, час нагадати
- RepliedВи відповіли, ніхто ще не підтвердив
- AI ReviewПравила не змогли вирішити, дивиться людина?
- Spectator ModeДо вас немає прохання, лишається для контексту
- ClosedІнша сторона підтвердила результат✓
| Статус | Значення |
|---|---|
| Awaiting Reply | Наступний хід ваш: питання до вас, прохання, баг, обіцянка, яку ще не виконали |
| Need Follow-up | Ви питали, мʼяч на їхньому боці, час нагадати |
| Replied | Ви відповіли, нічого не відкрито, але результат ніхто не підтвердив |
| Spectator Mode | До вас немає запиту. Лишається для контексту |
| AI Review | Правила не змогли вирішити. Дивиться людина |
| Closed | Запит має результат, і інша сторона його підтвердила |
Іконка сторінки йде за статусом, тож погляду на список досить, щоб зрозуміти, де ви.
День з хабом
Ранок. My day: план, потім відповіді (спершу Awaiting Reply, ваша черга), потім ризики і свіжі звіти. Перевірити Overdue. Inbox за 2 хвилини.
Перед мітингом. Підготовка вже в Recent reports. Рекомендації, з якими згодні, перетворіть на задачі.
Протягом дня. Думка чи задача йде в Inbox. Скіли працюють, їхні звіти падають у Reports.
Кінець дня. Inbox, закрити зроблене, рядок про головне на завтра.
Після дублювання: 3 перевірки
- Перевірте, що inline-вʼю на головній сторінці вказують на ваші дубльовані бази, а не на бази шаблону.
- Демо-проєкти й записи позначені, тож їх легко знайти й видалити.
- Щоб підключити скіли, дайте інтеграції Claude доступ до сторінки, а ID баз Claude знайде сам під час налаштування.